Proje Zaman Çizelgesi (Project Timeline) Nedir?

Şeyma BAKIRCI 30 Ocak 2022

Proje yönetimi birçok zorlukla birlikte gelir. Yine de hedefinize ulaştığınızdan emin olmanın etkili bir yolu, bir proje yönetimi zaman çizelgesi oluşturmaktır. Bu basit bir araçtır, ancak herkesin aynı sayfada olmasına ve bir projeyi planlama ve yönetme süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Proje yönetiminde zaman çizelgesi, görevlerin toplu olarak planlanmasına olanak tanır, böylece hangi görevin kim tarafından ne zaman yapılması gerektiğini kolayca takip edebilirsiniz. Projelerde iletişim kopukluğu, kaynak eksikliği gibi pek çok öngörülemeyen nedenden dolayı gecikmeler yaşanabilir. Ancak düzenli oluşturulmuş bir proje zaman çizelgesi ile, tüm bu gecikmelerin önüne geçmeniz mümkündür.

Proje Zaman Çizelgesi Nedir?

Zaman çizelgesi, bir dizi olayı kronolojik sırayla görselleştirmek için kullandığımız bir araçtır. Bir proje zaman çizelgesi, baştan sona proje adımlarının üst düzey bir görsel genel görünümünü temsil eder. Hangi görevlerin tamamlandığını, hangi görevlerin devam ettiğini ve gelecekte ne yapılması gerektiğini vurgular.

Proje zaman çizelgesine giren unsurlar, proje boyutuna ve onunla sergilemek istediğiniz detay miktarına göre değişebilir. Birden fazla görev ve alt görev içeren oldukça ayrıntılı bir zaman çizelgesi veya yüksek düzeyde bilgi içeren basit bir zaman çizelgesi olabilir.

Ancak, bir proje zaman çizelgesi genellikle görevlerin bir listesini, başlangıç ve bitiş tarihlerini, görevlerin süresini ve görev bağımlılıklarını içermelidir.

Neden bir proje zaman çizelgesine ihtiyaç duyarız?

Projeniz hakkında üst düzey bilgileri yöneticilere ve paydaşlara iletmenin kolay yoludur
Herkesi aynı sayfada tutar ve amaçlarını ve hedeflerini hizalar
Proje önceliklerinin belirlenmesine ve etkili kararlar alınmasına yardımcı olur
Projeleri takip etme ve ilerleme adımlarını izleme süreçlerini basitleştirir
Kaynak tahsisi ve zaman yönetimine yardımcı olur

Proje Zaman Çizelgesi (Project Timeline)

Proje Zaman Çizelgesi Nasıl Oluşturulur?

Proje yönetimi zaman çizelgesi, önemli olaylar ve tarihler de dahil olmak üzere bir projenin eksiksiz bir resmini iletir. Yapması ve anlaması kolay görünse de, bir tane oluşturmak, yeni birinin zor bulacağı birkaç adım içerir.

Adım 1: Proje kapsam bildirimini ve hedeflerini tanımlayın. Proje zaman çizelgenize başlamadan önce projenizin kapsamını tanımlamanız gerekir. Proje planında kritik bir rol oynayan kapsam bildirimi, projenin beklenen çıktılarını üretmek için yapmanız gereken eylemleri tanımlar. Ayrıca proje hedeflerini, son teslim tarihlerini ve ilgili maliyetleri vurgular.

Adım 2: Proje çıktılarını belirleyin. Proje sırasında ekibin yürüttüğü çalışmanın sonuçları olarak üretilen belirli çıktıları listeleyin. Bunlar proje çıktılarıdır.
Proje hedeflerini teslimatlara bölmek, proje görevlerini kolayca listelemenize ve onlar için süreyi tahmin etmenize yardımcı olacaktır. Bu adımı basitleştirmek için kullanabileceğiniz bir araç, iş kırılım yapısıdır. İş kırılım yapısı, bağımlı görevleri, ilişkili maliyetleri ve riskleri belirlemenize ve sorumlulukları atamanıza yardımcı olacaktır.

Adım 3: Görevler için gereken süreyi tahmin edin. Artık her bir çıktıyı tamamlamak için atmanız gereken adımları bildiğinize göre, bunları tamamlamak için gereken süreyi belirlemeye odaklanın.

Adım 4: Kilometre taşlarını belirleyin. Proje kilometre taşları, ne kadar ilerleme kaydettiğinizi ve daha ne kadar ilerlemeniz gerektiğini belirlemenize yardımcı olur.
Daha önce belirlediğiniz proje çıktıları, zaman çizelgenizde kilometre taşları olarak hizmet edebilir veya bir görevin başlangıcını ve sonunu nasıl vurgulamak istediğinize bağlı olarak kilometre taşları seçebilirsiniz. Örneğin, bir proje aşamasının sonu, diğerinin başlangıcı olabilir.

Adım 5: Proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturun. Artık proje çıktılarının ve görevlerinin ne olduğunu, ne kadar zaman alacağını ve proje ilerlemesini gösteren önemli kilometre taşlarını biliyorsunuz.

Proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturmaya başlamak için temel olarak ihtiyacınız olan şeyler:

Projenizin uzunluğuna bağlı olarak bir zaman aralığı seçin (yani günler, haftalar, aylar vb.)
Görevleri önceliklerine göre ekleyin. Uzunluklarını ayarlayarak görevlerin süresini vurgulayın.
Proje sırasındaki ilerlemeyi sergilemek için kilometre taşlarını ekleyin.

Bir projeyi yönetmek zordur, ancak doğru araçları kullanırsanız birçok zorluğun üstesinden kolayca gelinebilir. Proje yönetimi zaman çizelgeleri, sizin ve ekibinizin verimli bir şekilde ilerleme kaydetmenize yardımcı olacak yaratıcı araçlardan biridir.

Proje Zaman Çizelgesi'nin Faydaları

İleriye dönük net bir yol gösterir: İlk olarak hangi eylemin yapılacağı ve daha sonra ne olması gerektiği açıktır. (bu, özellikle birden çok adımı ve birden çok katmanı olan aşırı karmaşık bir projede yararlıdır) Daha büyük resmi akılda tutar: Oraya ulaşmak için atılması gereken çok sayıda küçük adım varken bir projenin bitişini görselleştirmek zordur. Bir proje zaman çizelgesi , her şeyi tek bir yerde görmenize ve daha büyük resme odaklanmanıza olanak tanır.

Herkesin aynı amaç için çalışmasını sağlar: Başarılı proje yönetimi için tüm ekibinizin gemide olması gerekir. Proje zaman çizelgeleri, herkesin bir projenin genel başarısında nereye uyduklarını ve hangi rolü oynadıklarını anlamalarına yardımcı olur.

Herkes güncel tutulur: Bir proje zaman çizelgesi, projeye katılan herkesin ilerlemesini takip etmesine olanak tanır, bu da paydaşlar arasında güveni geliştirir ve iletişimi çok daha basit hale getirir.

Sonuç Olarak

Hedefiniz ne kadar küçük veya büyük olursa olsun, doğru planlama olmadan hiçbir şey elde edilemez. Ancak planlar her zaman aynı değildir. Aynı projeye ait belirli görevler olsa bile, bu görevleri zamanında tamamlamak, onları proje perspektifinden olduğu kadar bireysel olarak da planlamanızı gerektirir.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.