Proje Başlangıç Toplantısı (Kickoff Meeting) Nedir?

Şeyma BAKIRCI 27 Nisan 2022

Başarılı projeler, iyi yürütülen bir proje başlangıç toplantısıyla başlar. Projenizi başarıya ulaştırmanın ilk adımı keyifli bir başlangıç toplantısı organize etmektir. Projenin kapsamını, çıktıların neler olduğunu ve her bir ekip üyesinin sorumluluklarının neler olduğunu belirlemek için önemli bir toplantıdır.

İyi bir başlangıç toplantısı, ekip arkadaşlarınızı heyecanlandıracak, motive edecek ve uyumlu hale getirecektir.

Bu yazımızda “Proje Başlangıç Toplantısı (Kickoff Meeting) Nedir?” konusunda size yardımcı olacağım.

Proje yöneticileri, projelerinin uygulanabilirliğini araştırmak için çok zaman ve çaba harcarlar. Ancak projenin amacını ekiplerine ve müşterilerine iletmezler ise tüm bu işler anlamsızlaşır. Bu sebepten bir başlangıç toplantısı daima önemlidir.

Başlangıç toplantısı herkesi aynı fikirde kılar. Ekip ve müşterinizin, proje planını anlamasına yardımcı olur. Hepsi toplantı gündeminin bir parçası ve proje ekibinin işe doğru adımla başlamasını sağlar.

Proje Başlangıç Toplantısı (Kickoff Meeting) Nedir?

Proje Başlangıç Toplantısı Nedir?

Proje başlangıç toplantısı, proje ekibinin ve müşterilerinin projede ne yapmaları gerektiği konusunda kararlı olmalarını sağlamak için proje amaçlarını ve hedeflerini iletir.

Başlangıç toplantısı çoğunlukla proje yöneticisi tarafından yönetilir. Çoğu zaman, sadece proje ekibiyle bir araya gelinerek yapılan toplantılardır. Toplantıda proje yöneticisi ekibe proje kapsamını, arka plan bilgilerini ve proje zaman çizelgesini açıklar. Bir başlangıç toplantısı, yürütme, izleme ve kontrol aşamalarına geçerken proje için doğru adım belirlenmelidir. Doğru başlatılan bir başlangıç toplantısı, projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

Başlangıç toplantısı, proje yöneticisinin proje ekibini tanıtmasına da olanak tanır. Herkesin kiminle çalıştığını ve rollerinin ve sorumluluklarının ne olduğunu bilmesine yardımcı olur. Daha sonrasında projeyi nasıl ilerletileceğini gösteren proje zaman çizelgesini oluşturmak, tehdit edebilecek çatışmaları önlemenize yardımcı olur.

Başlangıç Toplantısının Amacı Nedir?

Başlangıç toplantısının amacı, projede herkesin kendi rolünü anladığından, proje amacının herkes tarafından açıkça anlaşıldığından emin olmak ve nihayetinde projenin başladığını bildirmektir.

Proje Başlangıç Toplantısı Nasıl Yapılır?

Proje ekibinizdeki üyeleri ve müşteri arasındaki ilk toplantı olarak proje başlangıcı, beklentileri belirlemek ve güçlü ekip moralini teşvik etmek için en iyi zamandır.

Başlangıç toplantısı ile ekibinizi projeye yönlendirmek, birlikte nasıl çalışacağına karar vermek ve ortak proje hedefleri ve kontroller oluşturmak için bir fırsattır. Nasıl iletişim kuracağınız, ne sıklıkla buluşacağınız, zaman çizelgesinin ne olduğu ve projeyi neyin yavaşlatabileceği, bu durumla nasıl başa çıkılabilir gibi konuları ele almayı amaçlamaktadır.

Proje Başlangıç Toplantınızı Planlama

Hazır olmak çok önemlidir, mutlaka toplantı öncesinde ön hazırlık yapmayı unutmayınız bu hem sizin proje üzerindeki hakimiyetinizi artırır hem de toplantı esnasında gelecek sorular karşısında öz güveninizin yerinde olmasını sağlar.

Hazırlanın

Projeyi başlangıç aşamasında iyice araştırıp belgelediniz, şimdi aynısını proje ekibine de yapmanız gerekiyor. Bunun için, herkesin katılmasını sağlamak, daha sonra paylaşmak üzere notlar almak ve kritik bir şeyi unutmadığınızdan emin olmak için bir not tutucuya sahip olmak gerekir.

Kendinizi ve Ekibi Tanıtın

Tüm proje ekibinin bir araya geldiği ilk buluşmadır, bu nedenle herkesin kendini tanıtması için biraz zaman ayırın. Daha iyi ekip çalışması için gerekli samimiyeti kolaylaştırmak, bazı buz kırıcı sorulara biraz zaman ayırmak güzel bir aşama olur.

Projeyi Tanımlayın

Takımın projenin amacının ne olduğu ve proje misyon beyanının, daha büyük şirketin amaç ve hedefleri ile nasıl ilişkili olduğu konusunda net olduğundan emin olun. Herkesin anladığından emin olmak için ekibin muhtemel sorularını yanıtlamaya zaman ayırın.

Proje Planını Dağıtın

Proje planı, bütçe zaman çizelgesi de dahil olmak üzere başlangıç toplantısında bir bildiri olmalıdır. Ancak şimdi ayrıntılı olarak gözden geçirebilir ve herkesin proje zaman çizelgesi, önemli kilometre taşları gibi önemli bilgileri anladığından emin olmanıza yardımcı olur.

Proje Kapsamını Tanımlayın

Ekibinizin proje kapsamını ve temel proje bilgilerini bildiğinden emin olun. Bu sayede ekibinizin beklentilerini yöneterek kapsam kaymasını önlemeniz kolaylaşır.

Rolleri ve Sorumlulukları Paylaşın

Ekibinizin birlikte bir geçmişi varsa, bu adım o kadar önemli olmayabilir, ancak yeni ekiplerin birbirleriyle ilişkilerini anlamaları çok önemlidir.

Merkezi Gerçeğin Kaynağını Açıklayın

Takımın, projenin durumunu bilmesi için merkezi bir gerçek kaynağa sahip olun. Yani ekibinizin gerçek zamanlı verilerle paylaşılan bir yere ihtiyacı var. Böylece herkes her zaman projenin durumu ve içindeki yeri konusunda net bir ilerleyiş sağlayacaktır.

Sorular Sorun, Sonraki Adımları ve Yapılacaklar Listelerini Oluşturun

Bitirmeden önce, herkesin başlangıç toplantısında nelerin paylaşıldığı konusunda net olduğundan emin olmak için tüm sorulara zemin açın. Takım için başlama sonrası yapılacaklar listesi de dahil olmak üzere, daha sonra ne olacağını açıklamak için biraz zaman ayırın. Bu aşamayla birlikte sağlıklı bir proje süreci başlatılmış olacaktır.

İş Beyanı, Proje Kapsamı, Zaman Çizelgesi Ve Teslimatlar

Proje başlangıç toplantısında konuşulan her şeyin dışında, bu en önemli kısımlardan biridir. Projeye neyin dahil olduğunu ve herkesin aynı sayfada olup olmadığını sağlamlaştırır.

Müşteriye gönderdiğiniz iş beyanı, teslim edeceğiniz işi ve hangi son teslim tarihine kadar işi bitireceğinizi açıklar.

Proje kapsamı, proje çıktılarının ayrıntılı bir tanımını ve bunları gerçekleştirmek için gereken işi içerir.

Proje zaman çizelgesi, neyin ne zaman teslim edilmesinin beklendiğinin bir özetidir. Bu, projeniz için gerektiği kadar ayrıntılı olabilir.

Teslimatlar, müşterinize veya müşterinize göndereceğiniz gerçek kalemlerdir ve genellikle zaman çizelgesinde belirtilirler.

Son olarak

Başlangıç toplantısı, projenin başarıyla tamamlanmasına yönelik ilk adımdır. Projeyi minimum engel ile yürütmenize ve tamamlamanıza yardımcı olur. Yeteneklerinizi gösterebileceğiniz ve paydaşların güvenini oluşturabileceğiniz bir andır.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.

Yorumlar (2)

Sedef Savcı

İlerde bu bölümde çalışmak istiyorum yazılarınız çok keyifli ve bilgilendirici elinize sağlık

05.05.2022
1. Şeyma BAKIRCI
  
  Sevgili Sedef, Yorumun için teşekkürler, sormak istediğin bir konu olursa her zaman yardımcı olmaktan mutluluk duyarız. Argenova ailesi olarak işimizi severek yapmanın ötesinde senin gibi değerli takipçilerimizin geri dönüşleri de bizleri motive ediyor. Kim bilir belki bir gün seni de aramızda görebiliriz. Sosyal medya kanallarımızdan bizleri takipte kalabilirsin, @argenovatr https://www.linkedin.com/company/argenova-teknoloji Sevgi ile kal. Argenova
  
  06.05.2022