Microsoft Project Nedir, Nasıl Kullanılır?

Şeyma BAKIRCI 23 Temmuz 2023

Microsoft Project, hem bulut tabanlı (Microsoft Project Online) hem de kurum içi çözümlere sahip bir proje yönetim yazılımıdır.

Proje Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Proje planlama ve çizelgeleme için harikadır. Özet görevler, alt görevler oluşturabilir, kaynakları atayabilir, iş yüklerini dengeleyebilir ve işleri yolunda tutmak için proje portföy yönetimi (Microsoft PPM) özelliklerini kullanabilirsiniz.

Microsoft Project Nedir?

Microsoft tarafından geliştirilen bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu yazılım, karmaşık projelerin planlanması, takip edilmesi ve yönetilmesi için kullanılan profesyonel bir araçtır.

Projelerin zaman çizelgelerini oluşturma, kaynakları atama, bütçe yönetimi, iş süreçleri ve görevlerin izlenmesi gibi bir dizi proje yönetimi işlevini destekler.

Microsoft Project ile Neler Yapabilirsiniz?

Proje Planlama: Microsoft Project, projenizin adım adım nasıl gerçekleştirileceğini planlamak için zaman çizelgeleri oluşturmanıza olanak tanır. Başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyerek projenizin zaman çizelgesini oluşturabilir, görevleri sıralayabilir ve süreleri atayabilirsiniz.

Görevler ve Bağımlılıklar: Proje görevlerini tanımlarken, bu görevler arasındaki bağımlılıkları da belirleyebilirsiniz. Yani bir görevin başlaması için başka bir görevin tamamlanmasının gerekip gerekmediğini belirleyebilirsiniz.

Kaynak Yönetimi: Proje görevlerine insanları, ekipmanları ve diğer kaynakları atayarak proje ekibinin iş yükünü ve zamanını planlayabilirsiniz. Bu, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını ve çakışmaların önlenmesini sağlar.

Bütçe Yönetimi: Microsoft Project ile projenizin bütçesini oluşturabilir ve izleyebilirsiniz. Görevler ve kaynaklar için tahmini maliyetleri girerek gerçekleşen maliyetlerle karşılaştırma yapabilir ve proje bütçenizi yönetebilirsiniz.

Risk Yönetimi: Proje yönetiminde risklerin tanımlanması ve yönetilmesi önemlidir. Microsoft Project, projenizdeki olası riskleri tanımlamanıza ve bu riskleri ele almak için eylem planları oluşturmanıza yardımcı olur.

İlerleme Takibi: Projenin ilerleyişini takip edebilir ve gerçekleşen ilerlemeyi zaman çizelgesi ile karşılaştırarak gecikmeleri ve sapmaları tespit edebilirsiniz.

Raporlama: Microsoft Project, proje ilerlemesi, bütçe durumu ve diğer metriklerle ilgili çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz. Bu raporlar, proje yöneticilerine ve paydaşlara proje sağlığı ve performansı hakkında bilgi sunar.

Kaynakların Çakışmasının Giderilmesi: Microsoft Project, farklı görevler için aynı kaynakların zaman çizelgesinde çakışmasını tespit edebilir ve bu çakışmaları gidermek için otomatik düzenlemeler yapabilir.

Ekip İletişimi ve İşbirliği: Microsoft Project, projenin tüm ekibi arasında iletişimi kolaylaştırmak için paylaşılan bir ortam sağlar. Proje belgelerini, görevleri ve güncellemeleri paylaşabilir ve takım üyeleriyle işbirliği yapabilirsiniz.

Microsoft Project'i Öğrenmenin En Zorlayıcı Kısımları Nelerdir?

Proje yönetim yazılımı olduğundan öğrenilmesi zaman alabilen bir araç olabilir. Bazı kullanıcılar için zorlayıcı olabilecek bazı kısımlar şunlardır:

Karmaşık Arayüz: Microsoft Project'in arayüzü, yeni kullanıcılar için başlangıçta karmaşık görünebilir. Birçok özellik, seçenek ve menü bulunabilir ve bunların nasıl kullanılacağını öğrenmek zaman alaProje yönetimi kavramları: Proje yönetimi süreçleri ve terimleri, özellikle daha önce proje yönetimi deneyimi olmayan kişiler için kafa karıştırıcı olabilir. Öğrenme süreci, bu temel kavramları anlamayı gerektirebilir.

Kritik Yollar ve Bağımlılıklar: Görevler arasındaki bağımlılıkları (örneğin, bitiş tarihi bir önceki göreve bağlı olan görevler) doğru bir şekilde ayarlamak, projenin akışını etkileyebilir ve bu kısmı anlamak biraz zaman alabilir.

Veri Girişi ve Zamanlama: Proje bilgilerinin girişi, görevlerin sürelerinin ve ilişkilerinin düzenlenmesi, kaynakların atanması ve zaman çizelgelerinin oluşturulması bazı kullanıcılar için kafa karıştırıcı olabilir.

Kaynak Yönetimi: Projeniz için gerekli kaynakları (insanlar, malzemeler, ekipmanlar) ayarlamak, takip etmek ve dengelemek, tecrübesiz kullanıcılar için karmaşık olabilir. Verimli kaynak kullanımı sağlamak için öğrenme süreci gerekebilir.

Raporlama ve Analiz: Microsoft Project, projenin ilerlemesi ve performansı hakkında detaylı raporlar ve analizler sağlar. Ancak, bu raporlama ve analiz özelliklerinin kullanımı bazı kullanıcılar için zor olabilir.

Değişiklik Yönetimi: Proje planı oluşturulduktan sonra, gerçek dünyada değişiklikler sık sık meydana gelir. Microsoft Project'te bu değişiklikleri yönetmek ve projeyi güncellemek bazı kullanıcılar için zor olabilir.

Entegrasyon: Microsoft Project, diğer Microsoft Office uygulamalarıyla entegre olabilir, ancak bu entegrasyonun nasıl çalıştığını anlamak ve kullanmak bazı kullanıcılar için karmaşık olabilir.

Bu zorlukların üstesinden gelmek için, Microsoft Project'i öğrenmek isteyen kullanıcılar, çevrimiçi eğitimlerden ve Microsoft'un resmi dokümantasyonundan yararlanabilirler. Ayrıca pratik yaparak ve projeler üzerinde deneyim kazanarak öğrenme sürecini kolaylaştırmak mümkündür.

Her Proje Bir Fırsattır, İyi Yönet

Microsoft Project'i Öğrenmenin Diğer Uygulamalarla Karşılaştırılması Nasıldır?

Microsoft Project, proje yönetimi için özel olarak tasarlanmış bir uygulamadır ve diğer uygulamalarla karşılaştırıldığında bazı farklılıklar ve benzerlikler gösterir.

Özellikler ve İşlevler: Microsoft Project, geniş bir proje yönetimi araçları yelpazesi sunar. Proje zaman çizelgesi oluşturma, görev atama, kaynak yönetimi, bütçe izleme, öncelik sıralaması, Gantt şeması oluşturma gibi birçok özelliği içerir. Diğer yandan, bazı genel ofis uygulamaları (örneğin Microsoft Excel veya Google Sheets) projelerin temel takibini yapabilir, ancak bu tür uygulamalar Microsoft Project kadar kapsamlı özellikleri sunmaz.

Karmaşıklık ve Kullanım Kolaylığı: Microsoft Project, büyük ve karmaşık projelerin yönetimi için tasarlanmıştır. Bu nedenle, yeni başlayanlar için bir öğrenme eğrisine sahip olabilir ve kullanımı diğer basit ofis uygulamalarından daha fazla zaman ve çaba gerektirebilir. Diğer yandan, daha küçük ve basit projeler için, diğer uygulamalar genellikle daha hızlı ve kolay bir şekilde kullanılabilir.

Uyumluluk: Microsoft Project, diğer Microsoft Office uygulamalarıyla (Word, Excel, PowerPoint vb.) entegre olma konusunda avantaj sağlar. Aynı ekosistemde bulunan diğer Office uygulamalarıyla veri alışverişi kolaylaştırılır ve bu da iş akışınızı iyileştirebilir. Diğer ofis uygulamalarıyla karşılaştırıldığında, bu tür entegrasyonlar genellikle daha sınırlıdır.

Maliyet: Microsoft Project, kapsamlı özellikleri ve kurumsal düzeyde proje yönetimi ihtiyaçlarını karşıladığı için genellikle diğer ofis uygulamalarından daha pahalıdır. Daha sınırlı projeler için, ücretsiz veya düşük maliyetli alternatifler daha çekici olabilir.

Proje Yönetim Standartlarına Uygunluk: Microsoft Project, proje yönetimi profesyonelleri ve organizasyonlar tarafından geniş çapta kabul gören proje yönetimi standartlarını destekler. Bu nedenle, özellikle büyük şirketler veya karmaşık projeler için, bu standartlara uygun raporlama ve analiz imkanları sunması değerli olabilir. Diğer ofis uygulamaları genellikle bu tür özel proje yönetimi standartlarını desteklemez.

Sonuç Olarak;

Microsoft Project, özellikle büyük ve karmaşık projeler için güçlü ve kapsamlı bir araçtır. Ancak, daha küçük ve basit projeler için, diğer ofis uygulamaları da iş görebilir ve öğrenme eğrisi daha düşük olabilir. Proje yönetimi ihtiyaçlarınızı ve projenizin büyüklüğünü göz önünde bulundurarak, uygun aracı seçmek doğru bir adım olacaktır.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.