Bottleneck (Darboğaz) Nedir, Nasıl Önlenir?

Şeyma BAKIRCI 22 Ağustos 2022

Darboğazlarla uğraşmak bir proje yöneticisi için ilerletmesi zor bir süreçtir. Projenin başarısızlığını önlemek için sınırlı zaman olduğundan, proje son tarihine yakın bir zamanda bu tarz bir durum ile karşılaşmak, süreci toparlama bakımından oldukça kötüdür.

Bir proje yöneticisi olarak darboğazlarla karşılaşıyorsanız, proje planlarınızı ve iş akışınızı iyileştirmeli, ekibinizle daha iyi iletişim kurmalı ve proje son teslim tarihini kaçırmamanın yollarını aramalısınız.

Proje yönetiminde darboğaz iki sebepten ortaya çıkabilir; ya sistemleriniz iş akışınızda kesintiye neden oluyor ya da performansa dayalı bir darboğaz yaşıyorsunuzdur. Darboğazlar neredeyse kaçınılmaz olduğundan, bunları nasıl tanımlayıp kontrol altına alabileceğinizi bilmek önemlidir. Bu yazımda "proje yönetiminde darboğaz nedir, nasıl başa çıkılır?" konusunda size yardımcı olacağım.

Projelerinizden birinin en son ne zaman ertelendiğini düşünün. Geri bildirimlerdeki gecikmeler, alt yapısı eski sistemi çalışır hale getirmek için verilen çabalar, olayları dengelemeye çalışma gibi çoğu proje gecikmesine tek bir olgu neden olur; o da darboğazdır.

Bir şişenin boynunun suyun akışını yavaşlatması gibi, proje yönetimindeki bir darboğaz da projenin iş akışını etkiler. Üretim yapan bir şirkette darboğaz tespit etmek kolaydır. Proje yönetiminde darboğaz tespit etmek ve çözmek biraz daha zordur.

Bottleneck (darboğaz) Nedir, Ne İşe Yarar?

Öyleyse proje yönetimindeki darboğazın tam olarak ne olduğuna, bir darboğazı nasıl tanımlayabileceğinize ve bir darboğaz oluştuğunda başarılı bir şekilde kontrol altına almak için neler yapabileceğinize bir göz atalım.

Proje Yönetiminde Darboğaz Nedir?

Darboğaz, bir projede iş akışında gecikmelere neden olan herhangi bir tıkanıklık noktasıdır. Proje yönetimindeki darboğazlar, sınırlı kapasite nedeniyle projenin hızını düşürmektedir.

Proje yönetiminde iki tür darboğaz bulunmaktadır:

Performansa Dayalı Darboğazlar

Bu tür bir darboğaz, ekip üyesinin veya tüm ekibin gerekli performans düzeyine ulaşmadığında ortaya çıkar. Çoğu zaman, bu tür bir darboğaza neden olan şey takım arkadaşlarınızın hatası değil, kaynak veya netlik eksikliğidir. Performansa dayalı bir darboğazla karşılaşırsanız, ekibinizle konuşmalı ve işi bitirmek için neden zorlandıklarını öğrenmelisiniz. Ek yardım almanın, basit görevleri dışarıdan temin etmenin veya ekip içinde daha iyi iletişim kurmanın bu darboğazı hafifletme olasılığı yüksektir.

Sistem Tabanlı Darboğazlar

Eski, yavaş veya eskimiş bir sistem veya yazılım, iş akışınızı yavaşlatabilir ve sürecinizde bir darboğaz oluşturabilir. Sistem tabanlı darboğazlar, yavaş uygulamalar, manuel arşivleme sistemleri veya projenizin ihtiyaçlarına uymayan bir iş yönetimi yazılımı gibi şeyler olabilir. İş akışınızı tekrar rayına oturtmak için yapmanız gereken tek şey yeni bir yazılım çözümü olabilir.

Ne tür bir darboğazla uğraştığınızı belirlemek, onu çözmenin ilk adımıdır. Sistem tabanlı veya performans tabanlı bir darboğazla uğraştığınızı öğrendikten sonra, soruna tam olarak neyin neden olduğunu belirlemek için daha derine inebilirsiniz.

Proje yönetimi için birçok farklı uygulama bulunmaktadır. Bunlar içerisinden size en uygun olan bir uygulamayı tercih ederek süreçlerinizi bu şekilde ilerletebilirsiniz.

Darboğazlar Nasıl Belirlenir?

Kök neden analizi olarak da bilinen bir darboğaz analizi, darboğazları belirlemek ve bunları çözmenin yollarını bulmak için en iyi yaklaşımdır. Darboğazınızı belirlemek, çözümler bulmak ve performansı izlemek için atmanız gereken üç adım bulunur.

1- Süreçlerin Haritasını Çıkarın ve Darboğazları Belirleyin

Darboğazları tanımlamanın ve önlemenin en iyi yolu, iş akışlarınızın haritasını çıkarmaktır. Bunu, ister Kanban panosu , ister Gantt şeması veya görev listesi olsun, projenizi farklı görünümlerde incelemenize olanak tanıyan proje yönetim yazılımları kullanarak yapabilirsiniz.

2- Çözümleri Uygulayın

Darboğazlarınızın nedenini öğrendikten sonra, bunları nasıl ele alacağınızı belirleyebilirsiniz. Bunun için ayrıntılı bir eylem planı oluşturmayı, görevleri ekip üyelerine devretmeyi ve projeniz için kaynak tahsis ederek kapasite kullanımını artırmayı sağlayabilirsiniz.

Farklı darboğaz senaryoları için uygulayabileceğiniz birkaç çözüm örneği;

Yetersiz ekip nedeniyle birikmiş işler; Ekibiniz işle aşırı yüklenmişse, belki de daha kolay görevlerden bazılarını dışarıdan temin etmenin bir yolu vardır. Alternatif olarak, bir stajyer yardımcı olabilir, zor zamanlarda başka bir ekipten destek isteyebilir veya programınız izin veriyorsa kendiniz yardım edebilirsiniz.
Müşteri yanıt süreleri çok yavaş; Düzenli olarak müşteri geri bildirimini beklemek, teslimat sürecinizde bir darboğaza neden olabilir. Müşterinizle bir toplantı planlayın ve geri bildirim gerektiğinde onlara en iyi nasıl ulaşacağınızı öğrenin. Belki de teslimatları toplu olarak almayı tercih ediyorlar ya da e-postalarınızı özlüyorlar ve konu satırlarını büyük harflerle yazmanıza ihtiyaç duyuyorlar. Darboğazın nedenini öğrendikten sonra, onu çözmek için en iyi donanıma sahip olacaksınız.
Eski proje yönetim yazılım sorunları; Her proje yöneticisi muhtemelen şu konuda hemfikir olabilir; eski yazılımlar mutlak bir kabustur. İlerlemenizi otomatik kaydetme, gezinmenin zor veya yüklenmesi yavaş olması, proje yönetimi yazılımınızı daha güvenilir bir araca yükseltmeyi haklı çıkarmak için bir nedendir. Bunun için ihtiyacınız olan tek şey hızlı bir ROI analizi olabilir.
Ekibiniz çok sayıda yinelenen iş yapıyor; Yinelenen iş yalnızca süreci yavaşlatmaz, aynı zamanda ekip üyeleriniz arasında sürtüşme ve hayal kırıklığına neden olur. Kimin neden sorumlu olduğunu net bir şekilde belirlemek, bağımlılıkları tanımlamak ve ilerledikçe görevler atamak için bir iş yönetimi aracı kullanın.

Ekibiniz büyüdükçe,iletişim darboğaz oluşturmaya başlar. Şunu diyebilirim, çark kadar hızlı koşmalısınız ki olabildiğince kişiye hizmet verebilesiniz. Bunu geliştirmek ise bizim sorumluğumuzdur.

Mikro yönetim, süreci yavaşlatır: Projeye sürekli müdahale eden bir yönetici veya paydaş süreci yavaşlatacaktır. Bu durumda, kişiyle sınırları belirlemeyi konuşmak için bir toplantı yapın ve onlara işi devretme ve ekibinize güvenmenin hem projeyi hem de ekibinizi başarılı kılacak şeyin bir parçası olduğunu hatırlatın.

3- Performansı Değerlendirin

Söz konusu darboğazları başarıyla yönettiğinizden emin olmak için eylem planınızın performansını izlemeniz ve değerlendirmeniz gerekecektir. Projenizin ilerlemesini takip edin ve süreçlerin kalitesini, hızını ve performansını, çözümü uygulamadan önceki halleriyle karşılaştırın. Bu değerlendirme, gelecekteki darboğaz yönetimi için değerli bilgiler elde etmek için de kullanabilir.

Darboğaz Nasıl Kontrol Altına Alınır?

Darboğazın karmaşıklığına bağlı olarak, ekip üyelerini yeniden düzenleyerek veya iş akışınızdaki belirli bir aşamaya daha fazla kaynak ayırarak bunu hızla kontrol altına alabilirsiniz . Bununla birlikte, bazen bir darboğaz, bir çözüme ulaşmak için daha fazla dikkat gerektirir. Bir darboğazı tanımladığınız anda çözmezseniz, sonuçları maliyetli ve yorucu olabilir.

Darboğazı nasıl kontrol altına alabiliriz, gelin maddeler halinde inceleyelim.

Asla Boşta Bırakmayın

Darboğazdan geçmesi gereken iş miktarını en aza indirmek iyi bir çözüm gibi görünse de, bu yaklaşım daha uzun işlem sürelerine yol açabilir ve tüm projenizi yavaşlatabilecek bir dalgalanma etkisi yaratabilir. Sorunu tam hızda çözerken, darboğazınızı her zaman tam kapasitede çalıştırın.

Darboğaz Üzerindeki Yükü Azaltın

Darboğazdan geçmesi gereken iş miktarını en aza indirmek yerine, işin mümkün olan en iyi durumda ulaşmasını sağlayarak darboğaz üzerindeki yükü azaltabilirsiniz. Darboğazınızın, "belgeleri paydaşlarınızla paylaşılmadan önce gözden geçirmesi gereken bir yönetici" olduğunu varsayalım. Hayatlarını kolaylaştırmak ve iş akışını hızlandırmak için bu belgeleri yöneticiye çok az hatayla sıfıra kadar ulaştırmaya odaklanın.

Grup Halinde İşleyin

Projenize ve darboğaza bağlı olarak, benzer işleri birlikte gruplayarak yükü azaltabilirsiniz. Sadece parti boyutuna dikkat edin. Bunlar üzerinde çalışmayı kolay ve daha stressiz hale getirmek için mümkün olduğunca küçük tutun

Ekip Moralini Koruyun

İşler karıştığında ekibiniz odağını, güvenini ve motivasyonunu kaybedebilir. Darboğazı nasıl kontrol altına almayı planladığınız, ekibinizle etkili bir şekilde iletişim kurmanız önemlidir. Ayrıca bu arada projeyi nasıl destekleyebileceklerini de bildirin.

Alışılmışın Dışında Düşünün

Mümkünse darboğazınızın kapasitesini artırın. Bu evrakların gözden geçirilmesi için yöneticinin daha hızlı çalışmasını sağlayamayabilirsiniz, ancak belki de yardımcı olabilecek ve iş sürecini hızlandırabilecek başka bir yönetici vardır. Alternatif çözümler için gözlerinizi her zaman açık tutun; proje yönetimini bu kadar eğlenceli yapan şey, alışılmışın dışında düşünmektir.

Kaliteden Ödün Vermeyin

Adımları atlamak, düzenlemelerde acele etmek ve işi büyük gruplar halinde tamamlamak size zaman kazandırabilir ve bitiş çizgisine daha hızlı ulaşmanızı sağlayabilir. Ancak, işinizin kalitesinden ödün verirseniz, projenizi yeniden yapma, müşteri kaybetme veya ekibinizin güvenini kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Sırf bir darboğazdan geçmek için işinizin kalitesinden asla ödün vermeyin, uzun vadede buna değmez.

En önemli şey, kesintilerden kaçınmaktır. Ekibinizin hiçbir şey yapmadan oturması hayal kırıklığına neden olacak ve projenizin genel döngü süresini daha da artıracaktır. Her zaman işleri ilerletin ve ekibinizi problem çözme sürecine dahil edin.

Sonuç olarak

Bunları tamamen önlemek istesek de, darboğazlar olur. Ortaya çıktıklarında, mükemmeliyetçiliğinizi bir kenara bırakmaya çalışın ve biriken işi kontrol altına almak için çözüm odaklı yollar bulmak için ekibinizi toplayın.

Doğru araçlarla, çevik bir ortamda bile darboğazları minimumda tutabilirsiniz . Projeleriniz için zaman çizelgeleri veya Kanban panoları oluşturun, böylece ekibiniz her zaman iş yüklerinin görsel bir temsiline sahip olur ve görevleri, bağımlılıkları ve son tarihleri gerçek zamanlı olarak kolayca ayarlayabilir.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.